Le glossaire des achats professionnelsdurablesresponsablesperformants

Les achats directs font référence à l’acquisition de biens, matières premières ou composants essentiels à la production des biens et services d’une entreprise. Ces achats concernent tout ce qui entre directement dans la fabrication ou la conception du produit final, comme les matières premières dans l’industrie manufacturière ou les ingrédients dans le secteur agroalimentaire. Les achats directs influencent directement la qualité, le coût et les délais de production.

Les achats indirects désignent les biens et services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, mais qui ne sont pas directement liés à la production. Cela inclut, par exemple, les fournitures de bureau, les services de nettoyage ou encore les logiciels de gestion. Les achats indirects ne contribuent pas directement à la fabrication du produit final, mais sont essentiels à l’efficacité des processus internes.

Les achats sauvages désignent des acquisitions de biens ou de services effectuées par des employés d’une entreprise en dehors des procédures d’approvisionnement établies. Cela peut inclure des achats réalisés sans approbation préalable, en dehors des contrats existants, ou sans passer par le système d’achat formel de l’entreprise. Les achats sauvages peuvent entraîner des coûts supplémentaires, une mauvaise gestion des budgets, et des complications dans le suivi des dépenses, car ils échappent souvent au contrôle des départements responsables.

L’appel d’offres est une procédure utilisée par les entreprises pour solliciter des offres de la part de plusieurs fournisseurs potentiels. Il permet de comparer les propositions selon des critères prédéfinis comme le prix, la qualité ou les délais. C’est un processus couramment utilisé pour obtenir les meilleures conditions dans les achats de produits ou de services.

Le bon de commande est un document commercial formel émis par un acheteur pour exprimer son intention d’acheter des biens ou services auprès d’un fournisseur. Il décrit les détails de la commande, tels que les produits ou services demandés, les quantités, les prix convenus, les délais de livraison et les conditions de paiement. Le bon de commande engage juridiquement les deux parties et sert de référence pour le suivi des transactions commerciales.

Le bon de livraison est un document émis par le fournisseur lors de la livraison de biens ou de services à l’acheteur. Il liste les articles livrés, leurs quantités et parfois leur description, permettant à l’acheteur de vérifier la conformité de la commande par rapport à ce qui a été convenu dans le bon de commande. Ce document ne comporte généralement pas les prix, mais sert de preuve que la livraison a bien été effectuée et acceptée.

Le BPO (Business Process Outsourcing) désigne l’externalisation de processus métiers, c’est-à-dire la délégation de certaines activités ou fonctions non stratégiques d’une entreprise à un prestataire externe. Ces tâches peuvent inclure des services comme la gestion des ressources humaines, la comptabilité, le service client ou encore les achats. L’objectif du BPO est souvent de réduire les coûts, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de permettre à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier.

Le coût total de possession (ou TCO, Total Cost of Ownership) est une méthode d’évaluation qui prend en compte l’ensemble des coûts liés à l’acquisition, l’utilisation et la maintenance d’un bien ou service tout au long de sa durée de vie. Cela inclut les coûts d’achat initiaux, mais aussi les coûts cachés tels que les frais de maintenance, les formations ou les mises à jour.

Le CPO, ou Chief Procurement Officer, est le directeur des achats au sein d’une entreprise. Il est responsable de la stratégie d’approvisionnement, de la gestion des achats, et de la relation avec les fournisseurs. Son rôle est de s’assurer que l’entreprise obtient les biens et services nécessaires à son activité dans les meilleures conditions de coût, qualité et délais. Le CPO joue un rôle clé dans l’optimisation des processus d’achat, la réduction des coûts et l’alignement des achats sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Un distributeur est une entité ou une entreprise qui vend ou revend directement ou indirectement des biens ou des services fournis par des fournisseurs. Le distributeur joue un rôle crucial dans la chaîne d’approvisionnement en assurant la distribution pour le compte d’autrui(s). Les distributeurs peuvent se spécialiser dans des catégories de produits spécifiques, et leur fonction inclut souvent la promotion et le marketing des articles qu’ils distribuent.

Le dual sourcing ou double sourcing consiste à sourcer un même service, produit, ou matière première chez deux (ou plusieurs) fournisseurs différents pour réduire les risques de rupture d’approvisionnement et/ ou travailler avec plusieurs outils (infrastructure) de production. Cet approvisionnement multi-local permet de rapprocher les sites de production des centres de distribution.

Un e-catalogue, ou catalogue électronique, est une version numérique d’un catalogue de produits ou de services qu’une entreprise propose à ses clients ou partenaires. Il permet de consulter en ligne les descriptions, caractéristiques, prix et disponibilités des articles, souvent via une plateforme web ou un logiciel dédié. Les e-catalogues facilitent la gestion des commandes, la mise à jour des informations en temps réel, et sont fréquemment utilisés dans les processus d’achats B2B pour simplifier et accélérer les transactions.

L’e-commerce, ou commerce électronique, désigne l’achat et la vente de biens ou de services via Internet. Les transactions se font sur des plateformes en ligne, comme des sites web ou des applications mobiles, et peuvent inclure diverses étapes telles que la sélection des produits, le paiement en ligne, la livraison, et parfois le service après-vente. L’e-commerce permet aux entreprises de toucher un large public sans avoir besoin de magasin physique, et aux consommateurs d’accéder à un vaste choix de produits de manière pratique et rapide.

L’e-procurement, ou approvisionnement électronique, désigne l’ensemble des processus d’achat d’une entreprise réalisés via des plateformes numériques ou des solutions logicielles. Il englobe la gestion des commandes, des appels d’offres, la sélection des fournisseurs, ainsi que la gestion des contrats et des paiements. L’e-procurement permet d’automatiser et d’optimiser les processus d’achat, réduisant ainsi les coûts, les erreurs et les délais, tout en offrant une meilleure visibilité et traçabilité des transactions.

L’e-sourcing (sourcing électronique) désigne l’utilisation de technologies numériques et de plateformes en ligne pour gérer le processus d’approvisionnement. Cela inclut des activités telles que la recherche de fournisseurs, la demande de devis, l’évaluation des offres, et la gestion des enchères en ligne. L’e-sourcing permet aux entreprises d’accéder à un plus large éventail de fournisseurs, d’améliorer la transparence des processus d’approvisionnement, de réduire les coûts et de gagner du temps dans la gestion des achats. En intégrant des outils numériques, les entreprises peuvent automatiser et optimiser leurs processus d’approvisionnement.

Un fournisseur est une entreprise ou un individu qui fournit des biens ou services à une autre entreprise dans le cadre d’une relation commerciale. Les fournisseurs jouent un rôle clé dans la chaîne d’approvisionnement, car ils permettent aux entreprises clientes de se procurer les matières premières, produits finis ou services nécessaires à leurs activités. Le choix et la gestion des fournisseurs sont essentiels pour garantir la qualité, les coûts, et la continuité des approvisionnements.

Le supply chain management (SCM), ou gestion de la chaîne d’approvisionnement, est essentielle pour assurer la traçabilité totale des produits à toutes les étapes. Cela consiste à coordonner l’ensemble du flux de production d’une entreprise, de l’approvisionnement en matières premières intégrant leur information (d’origine, de destination et financière) à la livraison d’un article fini. Une gestion efficace de la chaîne d’approvisionnement minimise les coûts, les déchets et le temps dans le cycle de production.

La gestion des risques fournisseurs ou vendor risk management en anglais (VRM) consiste à identifier, évaluer et l’atténuer les risques associés à l’engagement des fournisseurs incluant très régulièrement une méthodologie de notation (scoring).

La gestion des risques tiers (TPRM) englobe toutes les entités externes avec lesquelles une organisation interagit, y compris les fournisseurs, les sous-traitants, les partenaires et les prestataires de services afin d’en prévenir et anticiper les risques. Son spectre de contrôle plus large que celui de la gestion des risques fournisseurs (VRM) et s’adresse finalement à l’ensemble des parties prenantes externes à l’organisation.

Une marketplace est une plateforme en ligne qui met en relation plusieurs vendeurs et acheteurs pour faciliter la vente de biens ou services. Contrairement à une boutique en ligne classique gérée par une seule entreprise, une marketplace permet à différents vendeurs d’y proposer leurs produits. L’opérateur de la marketplace gère les transactions, les paiements et parfois la logistique, en échange d’une commission. Les marketplaces offrent aux consommateurs une large gamme de produits et services provenant de diverses sources, le tout en un seul endroit.

La performance des achats ou performance achats peut être définie par plusieurs mesures (KPI’s) de l’efficacité des dépenses liées aux achats dans une organisation à leur efficience environnementale, sociale et de gouvernance et cela dans un souci de productivité. Plus largement, il s’agit d’optimiser la capacité à s’approvisionner en produits et services de qualités avec une empreinte écologique réduite, au meilleur coût possible et dans un intérêt sociétal.

Le PIM, ou Product Information Management, est un système ou une solution qui permet de centraliser et de gérer les informations relatives aux produits d’une entreprise. Cela inclut des données telles que les descriptions, les caractéristiques, les prix, les images, et les spécifications techniques. Le PIM facilite la création, la mise à jour et la distribution cohérente des informations produit sur différents canaux de vente, tels que les sites web, les marketplaces, et les catalogues imprimés. En centralisant ces informations, le PIM améliore la qualité des données, réduit les erreurs et optimise l’expérience client.

Le Procure to Pay (P2P), ou de l’achat au paiement, est un processus intégré qui englobe l’ensemble des étapes d’approvisionnement d’une entreprise, depuis la demande d’achat jusqu’au règlement du fournisseur. Ce processus inclut la gestion des demandes d’achat, l’approbation des commandes, la réception des biens ou services, la vérification des factures et le paiement. L’objectif du P2P est d’optimiser l’efficacité des achats, de garantir la conformité et de réduire les coûts opérationnels en automatisant et en intégrant ces différentes étapes.

Le punch-out est un processus d’approvisionnement qui permet à un acheteur d’accéder à un catalogue en ligne d’un fournisseur depuis son système d’achat interne, généralement un logiciel de gestion des achats ou un système ERP (Enterprise Resource Planning). Lorsqu’un acheteur initie un punch-out, il est redirigé vers le site web du fournisseur, où il peut naviguer et sélectionner des produits. Les articles choisis sont ensuite transférés directement dans le système d’achat de l’acheteur, simplifiant ainsi le processus d’approvisionnement. Cette méthode facilite la gestion des commandes et garantit que les informations sur les produits et les prix sont à jour.

Un scorecard est un support permettant de mesurer et comparer la performance d’un fournisseur et de ses offres selon un certain nombre de critères : engagement RSE, qualité de service et des produits livrés, conditions logistiques et financières…

Les évaluations (scoring) par scorecards sont soumises à une définition des paramètres en amont, eux-mêmes évolutifs dans le but d’une relation fournisseur durable et ainsi mieux gérer le cycle de vie de son portefeuille.

Le SLM (Supplier Lifecycle Management) est un processus qui gère l’ensemble du cycle de vie des fournisseurs, depuis leur identification et leur évaluation jusqu’à leur sélection, leur gestion, et éventuellement leur désengagement. L’objectif du SLM est d’optimiser les relations avec les fournisseurs en assurant une gestion proactive des performances, des risques et des coûts tout au long de la durée de la collaboration. Cela inclut des étapes telles que la qualification des fournisseurs, la gestion des contrats, l’évaluation des performances et la mise à jour des informations sur les fournisseurs.

Le Source to Contract (S2C) est un processus qui englobe toutes les étapes nécessaires à la sélection des fournisseurs et à la négociation des contrats au sein d’une entreprise. Cela commence par l’identification des besoins d’approvisionnement et la recherche de fournisseurs potentiels, suivis de l’évaluation des offres, de la négociation des termes et conditions, et de la rédaction et finalisation des contrats. L’objectif du processus S2C est d’assurer une gestion efficace et stratégique des fournisseurs, de maximiser la valeur obtenue des achats et de garantir que les conditions contractuelles répondent aux besoins de l’entreprise.

Le Source to Pay (S2P) est un processus intégré qui englobe l’ensemble des activités d’approvisionnement d’une entreprise, depuis la sélection des fournisseurs jusqu’au paiement des factures. Ce processus inclut plusieurs étapes clés, telles que l’identification des besoins d’approvisionnement, la recherche et l’évaluation des fournisseurs, la négociation des contrats, la gestion des commandes et la vérification des factures avant le règlement. L’objectif principal du S2P est d’optimiser l’efficacité des achats, de garantir la conformité et de maximiser la valeur ajoutée des relations avec les fournisseurs.

Le spend management (gestion des dépenses) désigne l’ensemble des processus et des pratiques utilisés par une entreprise pour surveiller, contrôler et optimiser ses dépenses. Cela inclut l’analyse des coûts, l’établissement de budgets, la gestion des fournisseurs et des contrats, ainsi que l’optimisation des processus d’achat. L’objectif principal du spend management est d’améliorer la visibilité sur les dépenses, de réduire les coûts superflus, et de garantir que les ressources financières sont utilisées de manière efficace et stratégique.

Le SRM (Supplier Relationship Management) est un processus stratégique qui vise à gérer les interactions et les relations d’une entreprise avec ses fournisseurs. L’objectif du SRM est d’optimiser la collaboration avec les fournisseurs clés pour améliorer la performance globale, réduire les coûts, et favoriser l’innovation. Cela inclut la gestion des contrats, l’évaluation des performances des fournisseurs, la communication régulière, et la mise en place de partenariats à long terme. Une approche efficace de SRM aide les entreprises à maximiser la valeur de leurs relations d’approvisionnement.

La supply chain, ou chaîne d’approvisionnement, englobe l’ensemble des étapes, des personnes et des technologies impliquées dans la transformation des matières premières en produits finis, depuis les fournisseurs jusqu’au client final. Elle inclut la gestion des flux de matières, d’informations et de capitaux.

Le tail spend (dépenses périphériques) désigne l’ensemble des achats d’une entreprise qui représentent une faible valeur totale par rapport à ses dépenses globales, mais qui peuvent constituer un nombre élevé de transactions. Ces achats, souvent négligés, incluent des biens et services non essentiels, des fournitures de faible coût, ou des achats réalisés auprès de nombreux petits fournisseurs. Bien que le tail spend représente souvent une fraction du budget total d’approvisionnement, sa gestion efficace peut permettre d’identifier des économies potentielles, de rationaliser les processus d’achat et d’améliorer les relations avec les fournisseurs.

Un vendeur est une personne ou une entité qui propose des biens ou des services à des clients en échange d’une compensation financière. Dans un contexte commercial, le vendeur peut travailler pour une entreprise ou être un entrepreneur indépendant. Son rôle inclut la promotion des produits, la négociation des prix, la gestion des relations avec les clients, et le traitement des transactions. Les vendeurs peuvent opérer dans divers secteurs, allant du commerce de détail à la vente B2B (business-to-business).