Qu’est-ce que le BPO (Business Process Outsourcing) ?

Le Business Process Outsourcing (BPO) désigne l’externalisation de processus métiers à un prestataire tiers spécialisé. L’externalisation peut concerner diverses services et/ ou tâches récurrentes n’étant pas le cœur de métier de l’entreprise ou de l’organisation qui le, la délègue.

Qu’est-ce que le BPO Achats / Approvisionnement ?

Dans le cadre des achats, cela consiste à confier à un prestataire externe la gestion complète ou partielle de la chaîne d’approvisionnement. Il permet aux donneurs d’ordre de se concentrer sur leurs activités stratégiques tout en déléguant les processus non essentiels ou complexes à des spécialistes selon les besoins et les spécificités de l’entreprise.

Plusieurs types d’externalisation existent alors : le BPO onshore (dans le même pays), nearshore (dans la même zone géographique), ou offshore (dans une zone géographique éloignée).

Quelle différence entre BPO et outsourcing traditionnel

L’externalisation des achats dans le cadre d’un BPO va au-delà d’une sous-traitance classique à la tâche (mission). Elle implique la délégation d’un processus métier complet à un prestataire externe, avec une responsabilité opérationnelle totale sur celui-ci et un partage des risques sur une collaboration de long terme. Le prestataire BPO peut ainsi gérer des aspects comme :

• La sélection des fournisseurs
• La gestion des stocks et des approvisionnements
• Le paiement des factures
• L’optimisation des coûts via des solutions innovantes et des outils technologiques
• Le suivi de la conformité des biens et services achetés

1. Réduction des coûts et optimisation des processus

Un des principaux avantages du BPO est la réduction des coûts. En externalisant leurs achats, les donneurs d’ordre bénéficient d’une gestion plus performante grâce à l’expertise de professionnels du secteur et à des outils technologiques avancés. Une étude de Deloitte montre que l’externalisation des achats peut entraîner une réduction de 5 à 20 % des coûts globaux d’approvisionnement.

2. Mise sous contrôle du tail spend

Le tail spend, ou les achats de faible valeur, souvent dispersés et non surveillés, représente une part significative du volume des commandes (jusqu’à 80 % du nombre total de transactions), mais seulement 20 % de la valeur totale des achats. Bien que le tail spend concerne généralement des achats non stratégiques, il peut générer des coûts cachés importants en raison de la fragmentation des fournisseurs, du manque de consolidation des volumes, et de la difficulté à centraliser les transactions.

La multiplicité des transactions nécessite un traitement administratif (passation de commande, suivi, réception, facturation). Le coût de gestion d’une commande de faible valeur peut être équivalent à celui d’une commande de classe A, créant une inefficacité économique.

D’après Ariba, le coût moyen d’un traitement de commande manuelle se situe entre 100 et 150 € par transaction.

Dans le cadre d’une externalisation via le BPO, la mise sous contrôle du tail spend devient un levier essentiel pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

3. Accès à une expertise spécialisée

L’externalisation des achats via le BPO permet aux donneurs d’ordre de bénéficier de l’expertise de professionnels spécialisés, maîtrisant les meilleures pratiques en matière de gestion des fournisseurs, de négociation et d’optimisation des coûts. De plus, ces prestataires disposent de technologies et d’outils qui simplifient et automatisent la gestion des achats

4. Agilité et flexibilité opérationnelle

Externaliser les achats permet également aux grands donneurs d’ordre de gagner en flexibilité. Le BPO offre la possibilité d’ajuster la capacité d’achat en fonction des besoins saisonniers ou des fluctuations du marché, sans augmenter les ressources internes.

5. Conformité et suivi de la performance extra-financière

Les critères ESG (Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance) sont devenus des priorités pour les grands donneurs d’ordre. Externaliser la gestion des achats via le BPO permet de s’assurer que les fournisseurs respectent les normes environnementales et sociales en vigueur.

Les prestataires spécialisés et les plus avancés offrent des solutions de suivi en temps réel pour évaluer l’impact des achats sur l’environnement et les engagements sociaux, aidant ainsi les donneurs d’ordre à se conformer aux exigences croissantes en matière de durabilité.

1. Perte de contrôle et dépendance

Définir des indicateurs de performance (KPIs) clairs et adaptés aux objectifs de l’entreprise. Mettre en place des processus de suivi rigoureux et une communication régulière avec le prestataire.

2. Mauvaise sélection des partenaires

Le choix du ou des partenaires d’externalisation est crucial. Une mauvaise sélection peut entraîner des dysfonctionnements, des retards et des risques de non-conformité (notamment ESG). Le prestataire doit partager les valeurs de l’entreprise et comprendre ses objectifs stratégiques. Pour éviter cette erreur :

• Vérifiez les références du prestataire, ainsi que son expertise sectorielle.
• Assurez-vous que le prestataire maîtrise les nouvelles normes et qu’il dispose d’outils modernes de gestion des achats.
• Choisissez un partenaire capable de gérer non seulement vos achats de classe C, mais également de répondre à vos besoins spécifiques sur des segments plus stratégiques de classe A ou B.

3. Externaliser tous les achats sans discernement

Certaines entreprises peuvent être tentées d’externaliser l’intégralité de leurs achats. Cependant, cela peut entraîner une dépendance excessive vis-à-vis du prestataire et une perte de maîtrise sur les achats stratégiques. Pour éviter cela :

• Segmentez vos achats de classe A, B et C pour adopter une stratégie d’externalisation.
• Une approche hybride qui combine gestion interne et externalisation est une bonne solution.

4. Oublier l’intégration technologique et l’optimisation des processus

Lors de l’externalisation des achats, certaines entreprises négligent l’importance d’une intégration technologique fluide. Pour éviter cette erreur :

• Choisissez un prestataire qui utilise des solutions technologiques adaptées, comme des plateformes d’e-procurement.

5. Sous-estimer l’importance des critères ESG

Externaliser sans tenir compte des critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) peut générer des risques de non-conformité et nuire à la réputation de l’entreprise. Pour éviter cela :

• Assurez-vous que votre prestataire d’externalisation à la capacité d’intégrez les critères de durabilité dans vos contrats d’externalisation et dans les indicateurs de suivi de performance avec vos fournisseurs. Opter pour un partenaire qui comprend les enjeux actuels de durabilité et de conformité est donc primordial.

6. Sous-évaluer les coûts cachés de l’externalisation

Bien que l’externalisation des achats puisse permettre de réduire les coûts, il est crucial de surveiller les coûts cachés liés à la gestion des contrats, à la coordination des fournisseurs et à la qualité de service. Pour éviter cette erreur :

• Évaluez attentivement tous les coûts, y compris les coûts de gestion et d’intégration.
• Mettez en place des processus d’évaluation réguliers pour surveiller la performance et identifier les éventuels coûts supplémentaires.

Vetted propose des solutions spécialisées pour les achats responsables qui permettent aux clients directs ou aux partenaires des achats externalisés de rationaliser leurs achats de classe B et C tout en assurant que les fournisseurs respectent des critères de durabilité et de performance ESG.

Les donneurs d’ordre qui optent pour Vetted bénéficient de :

1. Centralisation des achats : simplification des processus d’achat responsables de classe B et C via notre marketplace d’e-procurement.
2. Conformité ESG : une transparence totale dans le suivi des fournisseurs pour garantir le respect des normes de durabilité.
3. Chaîne de valeur & performance extra-financière : pondération des achats grâce aux données de durabilité des produits et services.
4. Sourcing stratégique : nos équipes de sourceurs permettent d’identifier les fournisseurs les mieux-disants pour vos catégories d’achats de classe A et d’éviter les risques (ressources, climat, biodiversité, sociaux et réglementaire) de rupture de la chaîne d’approvisionnement.

L’externalisation des achats via le BPO est une stratégie efficace pour les donneurs d’ordre cherchant à réduire leurs coûts, à gagner en flexibilité et à mettre sous contrôle des catégories difficiles à gérer comme le tail spend. Cependant, il est crucial de maintenir un équilibre entre gestion interne et externalisation, notamment pour les achats stratégiques (classe A).

Dans certains cas, le prestataire d’externalisation des achats peut se révéler être un atout majeur dans la sécurisation de la chaîne d’approvisionnement pour les achats stratégiques également sur des missions de sourcing à forte expertise sectorielle.

Les achats de classe B et C, souvent sources de complexité et de coûts cachés, peuvent être gérés de manière optimale via des solutions d’e-procurement, comme Vetted qui centralisent les processus et garantit une conformité aux critères ESG.

En adoptant une approche hybride et partenariale, les entreprises maximisent les bénéfices de l’externalisation tout en assurant une gestion durable et responsable.